外出中の課長宛にかかってきた電話の場合・・・

・相手が、課長と同等以上の社内・社外の方
　 　　「課長はただ今外出中でございます」

・相手が、課長より目下の社内の方
　 　　「課長はお出かけです」

・相手が、課長の身内の場合
　 　　「課長はお出かけでいらっしゃいます」

　 声のニュアンスは表情から生まれます。内心は苦手な方でも、笑顔で話せば明るい声になるから不思議です。謝るときは神妙な顔をしていたほうが、相手に誠意 が伝わります。ひじをついてめんどうくさそうな顔をしながらでは明るく感じの良い声は出せませんよね。顔が見えないから、と気をぬかずに、電話だからこそ しっかり表情や姿勢を意識しましょう！

　 社内に同姓の人がいる場合には「営業の田中○子でございますね」と、部署名と名前を確認しておきましょう。また、こちらから電話をかける時も、フルネームで名乗ったほうが親切です。

　電話の切り替えミスで電話を切ってしまったとき、どうしていますか？取り次ぐべき人にすぐに報告し、あなたが折り返しかけなおして先方に謝り、その上で取り次いであげると好印象を与えます。（とはいえうっかりミスには気をつけて！）
　常日頃から電話を取ると同時に電話機に表示される電話番号をメモする習慣をつけておくと慌てずにすみます。電話のそばに、いつもメモ用紙とペンが置かれていますか
？！

　「某社から、また例の件でお礼がしたいそうです。あのことはどうしましょうか？」などと、秘密めいたメモは誤解の元です。企業名や案件など、簡潔に記入することが大切です。

外出先から「伝言はありますか？」との問い合わせの際、机上のメモを読み上げることもあるので、周囲の目や耳を意識した伝言メモにしましょう。