お待たせするときは、即座に状況を判断した上で、相手の身になって対応しましょう。

「すぐに調べますが、１０分ほどかかると思います。わかり次第お電話差し上げますので、恐れ入りますがお切りになってお待ちいただけますか」

と丁寧に対応します。取次ぎ相手が電話中の場合、相手の方が「待ちます」といわれた場合でも、あまり長いようでしたら、途中で

「電話が長引いているようです。いかがいたしましょうか」

と、フォローをすると安心感を与えます。

　伝言をメモしたら、復唱確認をすること。思わぬ勘違いや、聞き取り間違えを発見することも有ります。普段何気なく書いている伝言メモですが、ぬかりが無いか再確認してみましょう。

1. 宛名（○○さんへ）：デスクに置いたつもりが、風で飛んでしまったり、書類の束と共に別の机に移動してしまうかもしれませんのでしっかりと。


2. 受けた時間：受けてからどのくらい時間が経っているのかがわかると、あいさつの言葉がけも違ってきます。受けた時間によって、要件の想像がつくこともあります。


3. 取り次いだ人の名前：メモでは相手の雰囲気までは伝わりません。どんな様子だったか（声の表情）知りたくても取次ぎ人の名前がないと聞くことが出来ません。


4. 公私混同のメモは厳禁：たとえば、「Ａ社の△△（あだ名）よりＴＥＬ」「○○様（へーんなおっさん！）よりＴＥＬ」など、ふざけたコメントはＮＧです。机上のメモは誰が見るかわかりません。

必要かつ十分な情報を、見やすくわかりやすく・・・これがメモの最低条件です！

1. 伝言メモを取るときに、漢字がわからなければ、カタカナやひらがなでＯＫです。相手の方のお名前を、勝手な思い込みで漢字で書くと、そのメモを受け取った方が戸惑うこともあります。

2. 出張などで複数日不在者への取次ぎは、出社予定日を伝えると親切です。「○○は出張中ですが、何日（曜日）に出社予定でございます。いかがいたしましょうか」と予定を伝え意向を伺うと、相手の方の判断を助けます。

3. その他、外出先など不用意に伝えないことも心がけてください。

電話をかけてきた相手の方へ、そして電話を取り次ぐ社内の方へ・・・双方へのちょっとした心配りで、あなたの電話対応は素晴らしいものに変わります！是非トライしてみましょう！