電話は顔が見えないので、声だけが頼りです。あなたの声は電話の印象として、しっかり覚えられてしまいます。
　ご存知かとおもいますが、受けた電話に「もしもし」は不要です。「はい、○○会社△△と申します」と、さわやかに応えます。（おはようございます/お待たせいたしましたなど）デスク周りの人々の電話応対にも耳を済ませてください。
　ピカリと光る応対をしている先輩は、きっと仕事もできる方です。

　相手の方の安心感が違います。取次ぎ 者が不在の場合などは、相手の方の用件をしっかりと聞かなければなりません。そのためにも「はい」のみならず、要所での復唱確認が必要です。「～ですけ ど」などと、語尾が曖昧になったり、消えたりしていませんか？特に「ます」「ません」は、ハッキリ伝えないと間違いのもとになります。仕事が立て込んでく ると、電話が鳴っていても誰かが出てくれるだろうと思いがちです。
　そんなときほど、テキパキと相槌を打ちながら、迅速に対応しましょう。
　また、電話の最後に「私○○が承りました。」と一言副えましょう。更に相手の方は安心感を覚え、好印象です。

　うっかり聞き逃してしまったこと、早口で聞き取れないこと、苗字 のみで何処のどなたかわからないこともよくあります。思わず「はっ？」という言葉が口から出てしまいます。この「はっ？」は要注意です。「恐れ入ります が、もう一度お願いいたします」などと、落ち着いてたずねましょう。
　相手の方が不愉快そうな声を出されたとしても、曖昧なままにしておくより、申し訳なさそうに確認することがベターです。携帯電話で移動中にかかってきた ときなど、周囲の雑音も入り聞き取りにくいことも多々あります。仕事の話を確実に理解しようとするあなたの誠意は、きっと相手にも伝わります。

1. 朝は何時まで「おはようございます」？
   通常の会社の場合は１０：３０前後までが「おはようございます」と第一声を出ます。始業時間がおそいデパートなどでは１１：００ぐらいまで「おはようございます」と出るところもありますが、自分の職場環境に応じて、使い分けてください。
   
   
2. 何回以上鳴らしたら、「お待たせいたしました」？
   ２～３コールで「お待たせいたしました。」
   ３コール以上は「大変お待たせいたしました。」と出ましょう。
   
   
3. 「Ａ部長は居る？」名前を名乗らないお客様はどうする？
   確 認は丁寧に何度でも聞くと良いといたしましたが、特殊なケースもあります。特に偉い方に多い傾向がありますので、そのような時は、一度は丁寧に「恐れ入り ますがどちら様でしょうか」と訪ねた上で、「いいから、すぐ呼んで」とおっしゃられたら、「かしこまりました」とつなぎましょう。同時に、電話機に表示さ れている、相手先の番号をメモって置くとよいでしょう。表示されない場合は、声の特徴を、取り次ぐ方に伝えます。「声の大きい男性」「年配の上品な女性」 など。気の利いた秘書の方は、相手の方が名乗らずとも、「○○様でいらっしゃいますね」と、声を覚えて応対しているそうです。日々の電話応対でも、さすが と思わせる仕事が出来るものです。

　冒頭でも申し上げましたが、電話はお互い顔や表情が見えないのでとても難しいものです。
　相手の方にはたとえ見えなくとも、『声の笑顔』を意識して、明るくハツラツとした丁寧な声でお話してみましょう。あなたの声のイメージカラーを作ってみてはいかがですか？
　さわやかなスカイブルーの声、明るく元気なオレンジの声など・・・。暗いカラーでは暗くどんよりとした声になってしまいますので、明るいカラーをイメージして、あなたの思うそのカラーにふさわしい声をだしてみる練習をするのもいいでしょう。
　きっと『あなたの電話対応ステキね！』と同僚からも一目置かれ、電話に出るのが楽しくなることでしょう！